Wir erkl\u00e4ren Ihnen in diesem Artikel, was genau Kanban Boards sind, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie mit sich bringen.<\/p>\n\n\n\n
Kanban Board – Was ist das?<\/h2>\n\n\n\n
Kanban Boards dienen dem Zweck des Arbeitsmanagements. Es geht darum, Arbeitsprozesse visuell darzustellen<\/strong>. Traditionell ist dies auf physischen Tafeln erfolgt, heute greifen Unternehmen immer \u00f6fter auf digitale Versionen zur\u00fcck.<\/p>\n\n\n\n Auf das Wesentliche reduziert gleichen Kanban Boards einer simplen To-do-Liste<\/strong>. Je nach Ausf\u00fchrung gibt es verschiedene Sparten. So k\u00f6nnte ein klassisches Kanban Board in die drei Abschnitte „Zu erledigende Aufgaben“, „im Prozess befindlich“ und „erledigte Aufgaben“ unterteilt sein.<\/p>\n\n\n\n Der Begriff Kanban setzt sich aus den japanischen W\u00f6rtern „kan“ und „ban“ zusammen und bedeutet \u00fcbersetzt so viel wie Signalkarte. Werfen Sie einmal einen Blick auf ein typisches Kanban Board wird Ihnen die Namensgebung sofort einleuchten, denn die Boards bestehen \u00fcberwiegend aus \u00fcbersichtlich angeordneten Klebezetteln in unterschiedlichen Farben.<\/p>\n\n\n\n Die Nutzung den Kanban Systems ist keine Wissenschaft, stellt jedoch eine gro\u00dfe Unterst\u00fctzung dar, um Ordnung und Struktur in die Arbeitsprozesse im Team zu bringen<\/strong>. Ein Kanban Board besteht aus mehreren Spalten. Wie viele eingerichtet werden, sollte je nach Komplexit\u00e4t individuell entschieden werden.<\/p>\n\n\n\n Die einzelnen Kanban Karten durchlaufen auf den Boards die verschiedenen Phasen, die durch die Spalten abgebildet werden. Auf diese Weise ist schnell deutlich, welche Aufgaben noch nicht bearbeitet sind bzw. welche im Prozess sind. F\u00fcr eine bessere \u00dcbersicht k\u00f6nnen f\u00fcr die Signalkarten je nach Art unterschiedliche Farben<\/strong> gew\u00e4hlt werden.<\/p>\n\n\n\n Es gibt zahlreiche Online-Tools zur Erstellung von Kanban Boards. Projektmanagement-Tools wie Monday, MeisterTask oder Stackfield haben neben Online Kanban Boards noch einige weitere Features zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Die Tools variieren hinsichtlich der Preislage, Komplexit\u00e4t und zus\u00e4tzlicher <\/strong>Funktionen. Wir stellen Ihnen einige beliebte Tools weiter unten vor. Welches sich am besten f\u00fcr Ihr Unternehmen eignet, ist individuell zu pr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n Selbstverst\u00e4ndlich k\u00f6nnen Sie auch zun\u00e4chst auf die klassische Methode zur\u00fcckgreifen und sich ein Whiteboard, Notizzettel und Stift besorgen. Wie genau Sie das Kanban Board erstellen, erkl\u00e4ren wir Ihnen in drei Schritten:<\/p>\n\n\n\n Wie sehen die Arbeitsabl\u00e4ufe in Ihrem Unternehmen aus? Welche Schritte werden von Anfang bis Ende durchlaufen? Benennen Sie die einzelnen Phasen und erstellen Sie f\u00fcr jeden Schritt eine Spalte auf dem Whiteboard<\/strong>. Es ist denkbar, dass bei gr\u00f6\u00dferen Unternehmen mehrere Kanban Boards erforderlich sind, um verschiedene Arbeitsprozesse je nach Bereich abzubilden.<\/p>\n\n\n\n Beschreiben Sie, welche Arbeiten konkret durchgef\u00fchrt werden m\u00fcssen. Das kann zum Beispiel das Annehmen von Kundenauftr\u00e4gen sein, die Pr\u00fcfung von Zahlungseing\u00e4ngen oder Wartungsaufgaben. Klassifizieren Sie die einzelnen Aufgaben. Notieren Sie anschlie\u00dfend alle Aufgaben auf Notizzetteln. Geben Sie dabei jedem Arbeitsbereich eine andere Farbe.<\/p>\n\n\n\n Platzieren Sie nun die beschrifteten Notizzettel auf den Kanban Boards. Um Priorisierungen zu verdeutlichen, sollten sich wichtige Aufgaben an oberster Stelle befinden.<\/p>\n\n\n\n Egal ob Online Kanban Board oder klassische Variante: Jede:r Mitarbeiter:in im Team kann das Kanban Board einsehen und sich einen \u00dcberblick \u00fcber die aktuelle Situation<\/strong> verschaffen. Bei den meisten Online Tools ist die Angabe von zus\u00e4tzlichen Informationen m\u00f6glich. So k\u00f6nnen beispielsweise Fristen vermerkt werden oder Sonderw\u00fcnsche vom Kunden, die bei der Bearbeitung der einzelnen Aufgabe Beachtung finden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n Auf diese Weise k\u00f6nnen Mitarbeiter:innen mit Kapazit\u00e4t einsehen, welche Aufgabe als Erstes erledigt werden sollte und die entsprechende Kanban Karte in die Spalte „in Bearbeitung“ verschieben. Alle anderen Mitarbeiter:innen sowie Vorgesetzte k\u00f6nnen dann \u00fcber das Kanban Board einsehen, an welchen Aufgaben gearbeitet wird bzw. in welcher Phase sie sich befinden<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Das oberste Ziel von Kanban Boards ist es, Workflows visuell darzustellen, um jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin eine gute \u00dcbersicht zu geben. Auf diese Weise k\u00f6nnen Notlagen und Deadlines rechtzeitig erkannt werden. Selbst bei parallel ablaufenden Arbeitsprozessen sorgen Kanban Boards daf\u00fcr, dass sowohl Mitarbeiter:innen als auch Teamleiter:innen nicht den \u00dcberblick verlieren<\/strong>. Automatisierte Erinnerungen bei Online-Tools unterst\u00fctzen dies zus\u00e4tzlich. Mehr noch: Jeder ist dar\u00fcber informiert, womit der andere gerade besch\u00e4ftigt ist, welche Deadline fast abl\u00e4uft und wobei m\u00f6glicherweise Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigt wird.<\/p>\n\n\n\n Das Ziel ist es, die Kommunikationsprozesse innerhalb des Teams zu optimieren<\/strong>, was zu einer Verbesserung der Effizienz bei Arbeitsprozessen f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n Wir haben bereits einige der wichtigsten Vorteile, die die Verwendung von Kanban Boards mit sich bringen, pr\u00e4sentiert. Sie erm\u00f6glichen einen geschmeidigen Workflow, erleichtern die Kommunikation im Team, sie geben Struktur und \u00dcbersichtlichkeit. Dar\u00fcber hinaus handelt es sich bei der Kanban Methode um ein simples Tool, das schnell und einfach eingesetzt werden kann und sofortige Erfolge verspricht. Wir haben die wichtigsten Vorteile von Kanban Boards zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n Ob Sie sich f\u00fcr ein Online Kanban Tool entscheiden oder f\u00fcr ein klassisches physisches Kanban Board sollten Sie von den Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens abh\u00e4ngig machen. Gerade f\u00fcr Organisationen, in denen die Mitarbeiter r\u00e4umlich weit verteilt sind, zum Beispiel teilweise von zu Hause arbeiten oder von verschiedenen Standorten, bietet sich ein online Projektmanagement Tool an. Durch diese Technologien k\u00f6nnen umst\u00e4ndliche Absprachen via Telefonate oder Video-Meetings vermieden werden. <\/p>\n\n\n\n Jede:r Mitarbeiter:innen ist stets dar\u00fcber im Bilde, welche Aufgaben wann erledigt werden m\u00fcssen.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bei eher kleineren Organisationen, bei denen die Mitarbeiter:innen r\u00e4umlich nicht getrennt sind, k\u00f6nnen offline Kanban Boards von Vorteil sein. Ist das Whiteboard im B\u00fcro aufgestellt, kann dadurch der Austausch untereinander angeregt werden.<\/p>\n\n\n\n Falls Sie sich f\u00fcr die Online-Variante von Kanban Boards entschieden haben, m\u00f6chten wir Ihnen vier beliebte Tools vorstellen, die sich bei der Umsetzung bew\u00e4hrt haben.<\/p>\n\n\n\n Monday<\/a> geh\u00f6rt zu den komplexeren Projektmanagement-Tools, bei dem neben Kalenderfunktionen, Arbeitszeiterfassung und Dateiablage<\/strong> das Feature Kanban-Boards inkludiert ist. Die Erstellung erfolgt \u00fcber das Haupt-Dashboard. Eingef\u00fcgte Karten k\u00f6nnen einfach per Drag and Drop in die entsprechende Spalte geschoben werden. Bei Monday k\u00f6nnen au\u00dferdem automatisierte Funktionen hinzugef\u00fcgt werden. So kann beispielsweise eingerichtet werden, dass alle Mitarbeiter:innen \u00fcber neue Auftr\u00e4ge oder ablaufende Fristen informiert werden.<\/p>\n\n\n\n Eine kostenfreie Version gibt es von Monday nicht. Die g\u00fcnstigste Variante startet bei 25\u20ac pro Monat<\/strong> f\u00fcr bis zu f\u00fcnf Nutzer (bei j\u00e4hrlicher Zahlung).<\/p>\n\n\n\n Bei MeisterTask<\/a> stehen Individualit\u00e4t und Kreativit\u00e4t an oberster Stelle<\/strong>. Mit diesem Tool k\u00f6nnen Sie Kanban Boards erstellen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Sie k\u00f6nnen nach Belieben Spalten erstellen und diese mit der entsprechenden Bezeichnung versehen oder in unterschiedlichen Farben gestalten. Des Weiteren k\u00f6nnen Sie Voraussetzungen f\u00fcr das Abarbeiten von Aufgaben<\/strong> (z. B. eine bestimmte Reihenfolge) festlegen sowie Priorisierungen visuell hervorheben.<\/p>\n\n\n\n MeisterTask ist sowohl als Desktop-Variante als auch als App verf\u00fcgbar. Eine Basisversion mit eingeschr\u00e4nkten Features ist kostenfrei verf\u00fcgbar<\/strong>. Die Pro-Variante ist f\u00fcr 8,25\u20ac pro Monat\/Nutzer erh\u00e4ltlich, die Business-Variante f\u00fcr 20,75\u20ac pro Monat\/ Nutzer).<\/p>\n\n\n\n Das Collaboration-Tool Stackfield<\/a> ist vielseitig einsetzbar. Es verf\u00fcgt unter anderem \u00fcber ein individualisierbares Kanban Board<\/strong>. Sie k\u00f6nnen die Workflows so anpassen, dass sie genau auf Ihre Anspr\u00fcche zugeschnitten sind. Genau wie bei MasterTask k\u00f6nnen Spalten manuell kreiert werden. Aufgaben k\u00f6nnen speziellen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden und per Drag und Drop verschoben werden.<\/p>\n\n\n\n Eine Besonderheit bei Stackfield liegt in der gelungenen Verkn\u00fcpfung von Kanban Board und Kommunikationsm\u00f6glichkeiten<\/strong>. Auf dem Board befindliche Aufgaben k\u00f6nnen von allen Beteiligten kommentiert werden, sodass ein direkter Austausch m\u00f6glich ist.<\/p>\n\n\n\n Die Software von Stackfield kostet 4\u20ac pro Person und Nutzer<\/strong>, wobei die Funktionen in vollem Umfang verf\u00fcgbar sind. Tiefer in den Geldbeutel muss man nur greifen, wenn mehr Speicherkapazit\u00e4ten oder eine h\u00f6here Personenanzahl erw\u00fcnscht ist.<\/p>\n\n\n\nWas bedeutet Kanban Board?<\/h3>\n\n\n\n
Wie funktioniert das Kanban System?<\/h2>\n\n\n\n
Wie erstellt man ein Kanban Board?<\/h3>\n\n\n\n
1. Arbeitsprozess auf der Kanban Tafel visualisieren<\/h4>\n\n\n\n
2. Klassifizierung der durchgef\u00fchrten Arbeiten<\/h4>\n\n\n\n
3. Anordnung auf den Kanban Boards<\/h4>\n\n\n\n
Wie arbeite ich mit einem Kanban Board?<\/h3>\n\n\n\n
Ziele der Kanban-Board-Nutzung<\/h2>\n\n\n\n
Vorteile von Kanban Boards<\/h2>\n\n\n\n
Kanban Board verwenden: Online versus physische Boards<\/h2>\n\n\n\n
Kanban Tool – die besten Projektmanagement-Tools<\/h2>\n\n\n\n
Monday<\/h3>\n\n\n\n
MeisterTask<\/h3>\n\n\n\n
Stackfield<\/h3>\n\n\n\n
Trello<\/h3>\n\n\n\n
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