Aktualisiert am 10. Oktober 2026 von Nicolas Finet, CEO von Sortlist. Neu sind ein Format- und Toolvergleich, aktuelle Branchenkennzahlen, KPI-Formeln, ein Budgetrechner und Antworten auf häufige Fragen.
Eventmarketing ist Teil des Erlebnismarketings: Unternehmen inszenieren reale, digitale oder hybride Begegnungen, damit ihre Marke und Botschaft im Gedächtnis bleiben. Entscheidend ist die messbare Verbindung aus Ziel, Zielgruppe, Leitidee, Aktivierung und Nachbereitung.
Das Wichtigste in Kürze
- Definieren Sie vor Format und Location genau ein Hauptziel mit einer passenden Kennzahl, etwa qualifizierte Leads, Teilnahmequote oder Kosten pro Teilnehmer.
- Eine zündende Idee allein genügt nicht: Social Media, E-Mail-Marketing sowie bezahlte oder klassische Werbung müssen die Zielgruppe vor, während und nach dem Event erreichen.
- Planen Sie Datenerfassung, CRM-Übergabe und Follow-up bereits im Briefing und reservieren Sie dafür einen eigenen Teil des Budgets.
Was hat sich im Eventmarketing seit 2022 verändert?
Hybride Formate sind vom pandemiebedingten Ersatz zu einer eigenständigen Option geworden. Die Bitkom-Marketingbudgetstudie 2022 zeigt für digitale oder hybride Konferenzen und Kundenevents: 24 % der befragten Nutzerunternehmen erwarteten steigende Ausgaben, 52 % gleichbleibende und 14 % sinkende Ausgaben; die Basis waren 84 Marketing- und Kommunikationsverantwortliche beziehungsweise Geschäftsführer.
Auch die Anbieterlandschaft hat sich konsolidiert: RingCentral übernahm 2023 die Event- und Session-Produkte von Hopin und führte sie als RingCentral Events weiter. Gleichzeitig verbinden Plattformen Registrierung, Check-in, Teilnahme- und Interaktionsdaten, CRM-Übergabe sowie automatisiertes Follow-up zunehmend in einem System. Das macht einen vorab definierten Messplan wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste.
Welches Eventformat passt zu welchem Ziel?
| Format | Stärke | Typisches Ziel | Sinnvolle Hauptkennzahl |
|---|---|---|---|
| Präsenzveranstaltung | Persönliche Begegnung und sinnliche Inszenierung | Beziehungsaufbau, Markenbindung oder Produktdemonstration | Qualifizierte Gespräche oder Kosten pro Teilnehmer |
| Digitales Live-Event | Ortsunabhängige Teilnahme und direkte Datenerfassung | Reichweite, Wissensvermittlung oder Leadgenerierung | Teilnahmequote oder durchschnittliche Sehdauer |
| Hybrides Event | Präsenznähe kombiniert mit digitaler Reichweite | Mehrere Zielgruppen oder Regionen verbinden | Engagement getrennt nach Vor-Ort- und Online-Publikum |
| Roadshow oder Pop-up | Markenerlebnis an mehreren Orten | Lokale Aktivierung, Sampling oder Produktkontakt | Kontakte je Standort oder Kosten pro Kontakt |
| Community-Format | Wiederkehrender Austausch statt Einzelkontakt | Kundenbindung, Lernen oder Community-Aufbau | Wiederkehrquote oder aktive Mitglieder |
Weitere Grundlagen finden Sie in den Sortlist-Beiträgen zu Erlebnismarketing und virtuellen und hybriden Events.
Eventmarketing-Tools im Vergleich
| Tool | Kernfunktionen | Aktuelle Einordnung | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Cvent | Registrierung, Eventmarketing, Check-in, Teilnehmerdaten, CRM- und Marketing-Automation-Anbindungen | Umfassende Plattform für Präsenz-, Digital- und Hybridformate; CventIQ ergänzt KI-gestützte Inhaltserstellung, Empfehlungen und Prognosen | Größere oder wiederkehrende Eventprogramme mit zentralem Reporting |
| RingCentral Events | Virtuelle, hybride und Vor-Ort-Events, Sessions, Networking und Registrierung | Seit November 2023 der neue Name des früheren Hopin-Events-Angebots | Digitale und hybride Konferenzen mit mehreren Programmpunkten |
| pretix | Ticketshop, Registrierung, Einlass und Erweiterungen | In Deutschland entwickeltes, laut Anbieter DSGVO-konformes Ticketing; Funktionsumfang modular | Veranstalter mit Schwerpunkt auf Ticketverkauf und kontrolliertem Einlass |
| Sortlist KI-Budgetberater | Frühe Kosteneinschätzung nach Projektart und Anforderungen | Orientierungswerkzeug auf Grundlage von 250.000 Sortlist-Projekten; ersetzt kein verbindliches Angebot | Erste Budgetplanung und Vorbereitung eines Agenturbriefings |
Die Angaben beruhen auf den aktuellen Produktinformationen von Cvent, der RingCentral-Mitteilung vom 14. November 2023 und den pretix-Anbieterinformationen. Prüfen Sie vor der Auswahl insbesondere Auftragsverarbeitung, Datenstandort, Löschkonzept, Integrationen, Exportmöglichkeiten und Gesamtkosten.
Kennzahlen: So wird der Erfolg überprüfbar
- Teilnahmequote: tatsächliche Teilnehmer ÷ bestätigte Anmeldungen × 100. Beispiel: 180 Teilnehmende bei 240 Zusagen ergeben exakt 75 %.
- Kosten pro Teilnehmer: anrechenbare Gesamtkosten ÷ tatsächliche Teilnehmer. Bei 45.000 € und 180 Teilnehmenden sind das 250 €.
- Lead-to-Opportunity-Rate: vertrieblich akzeptierte Opportunities ÷ qualifizierte Event-Leads × 100. Aus 12 Opportunities bei 60 qualifizierten Leads werden 20 %.
- Event-ROI: (zurechenbarer Deckungsbeitrag − Eventkosten) ÷ Eventkosten × 100. Bei 80.000 € Deckungsbeitrag und 50.000 € Kosten beträgt der ROI 60 %.
Diese Werte sind Rechenbeispiele und keine Branchenbenchmarks. Legen Sie vor dem Kampagnenstart fest, welche Kosten, Leads und Erlöse angerechnet werden und über welchen Zeitraum das Follow-up ausgewertet wird. Für die Kostenplanung bietet der Sortlist-Leitfaden zum Veranstaltungsbudget zusätzliche Praxisbeispiele.
Mini-Rechner für Ihr Eventbudget
Der Rechner verteilt das Gesamtbudget auf die tatsächlich erreichten Personen beziehungsweise qualifizierten Leads. Berücksichtigen Sie im Gesamtbudget auch interne Arbeitszeit, Kommunikation, Technik, Reisekosten und Nachbereitung.
Stimme aus der Praxis
Dr. Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, Oktober 2020. In der zugrunde liegenden ITK-Befragung setzten 47 % erstmals digitale oder hybride Messen ein; weitere 18 % nutzten diese bereits länger.„Das Bedürfnis nach Austausch und Vernetzung ist ungebrochen.“
Fünf Entscheidungen vor der Produktion
- Ziel: Formulieren Sie ein Hauptziel und höchstens zwei Nebenziele.
- Zielgruppe: Bestimmen Sie Rollen, Bedürfnisse, Einwände und die gewünschte Handlung.
- Leitidee: Übersetzen Sie die Botschaft in eine erlebbare Handlung statt in reine Dekoration.
- Distribution: Ordnen Sie Einladung, Reminder und Nachbereitung festen Kanälen und Verantwortlichen zu. Hilfreich sind die Sortlist-Leitfäden zu Social Media für Unternehmen und E-Mail-Marketing.
- Messplan: Definieren Sie Datenquelle, Einwilligung, CRM-Übergabe, Auswertungszeitraum und KPI-Formel vor dem Start.
Häufige Fragen zu Eventmarketing
Was ist Eventmarketing?
Eventmarketing inszeniert ein Unternehmen, eine Marke oder ein Angebot als Erlebnis für eine definierte Zielgruppe. Es verbindet Konzeption, Kommunikation, Durchführung und Nachbereitung und gehört zum Erlebnismarketing.
Was unterscheidet Eventmarketing von Eventmanagement?
Eventmanagement bezeichnet vor allem die operative Planung und Umsetzung, beispielsweise Zeitplan, Location, Technik, Sicherheit und Dienstleister. Eventmarketing richtet diese Umsetzung zusätzlich an Kommunikations- und Geschäftszielen aus und umfasst die Aktivierung der Zielgruppe sowie die Erfolgsmessung.
Welche Kanäle eignen sich zur Bewerbung?
Je nach Zielgruppe kommen Social Media, E-Mail-Marketing, bezahlte Medien und klassische Werbung infrage. Wählen Sie die Kanäle nach der tatsächlichen Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe und führen Sie Kontakte zu einer eindeutigen Anmeldung oder Handlung.
Wie misst man den Erfolg eines Events?
Nutzen Sie eine Hauptkennzahl passend zum Ziel: Teilnahmequote für Aktivierung, qualifizierte Gespräche für Leadgenerierung, Wiederkehrquote für Community-Aufbau oder zurechenbaren Deckungsbeitrag für Wirtschaftlichkeit. Dokumentieren Sie Definition, Datenquelle und Messzeitraum, damit Ergebnisse vergleichbar bleiben.
Wann ist eine Eventagentur sinnvoll?
Externe Unterstützung ist besonders sinnvoll, wenn Konzeption, Technik, Genehmigungen, mehrere Gewerke oder eine hybride Übertragung intern nicht zuverlässig abgedeckt werden können. Ein belastbares Briefing nennt Ziel, Zielgruppe, Budgetrahmen, Termin, Muss-Leistungen und Erfolgskriterien. Passende Unterstützung für Ihr Eventprojekt finden.
Manchmal reichen Plakate und Flyer einfach nicht aus, um das neue Produkt anzupreisen oder das eigene Unternehmen in alle Munde zu bringen. Mit einer interaktiven Veranstaltung kann ein Branding gepusht, neue Produkte und Services präsentiert und Kontakt zur Zielgruppe hergestellt werden.
Mit Eventmarketing lässt sich ein fantastisches erlebnisorientiertes Event organisieren. Damit bleiben Sie viel länger im Gespräch und können leichter neue Kundschaft generieren.
Was möchten Sie mit Eventmarketing erreichen?
Bevor die Planung losgeht überprüfen Sie noch einmal Ihre Zielgruppe, für die dieses Event geplant wird. Hier steht dann auch fest, ob die Interessierten über E-Mail-Marketing, Posts auf der eigenen Website, über Social-Media-Plattformen oder über die klassischen Werbekanäle erreicht werden soll.
Ein gelungenes Eventmarketing soll die Zielgruppe aktivieren und positiv Emotionalisieren. Weitere Ziele beim Eventmanagement sind:
- Das Event vermittelt Exklusivität und muss authentisch sein.
- Die Bedürfnisse der Zielgruppen werden wahrgenommen und erfüllt.
- Das Event hebt sich von anderen Veranstaltungen ab und ist einmalig in der Branche.
- Die Erinnerungswirkung des Events ist nachhaltig.
Warum sollten Sie mit der Planung eines Events beginnen?
Mit einem gut geplanten Event und einer optimalen Inszenierung können Sie Ihren Kunden und zukünftigen Kunden ganz nahekommen. Bei Flyer-Kampagnen oder Fernseh- und Online-Werbung vergessen die Nutzer viel schneller das eigentliche Produkt oder die Marke. Eventmarketing ist Teil des Erlebnismarketings, was Erlebnisse nutzt, um den Verbrauchern in Erinnerung zu bleiben.
Mit Events können Sie eine gezielte Inszenierung zum eigenen Unternehmen durchführen. Bringen Sie Partnern und Endkunden Informationen über Unternehmensziele und neue Produktpaletten nahe. In einem positiven Ambiente lässt sich mit Eventmarketing eine tiefere emotionale Beziehung zu Ihren Kunden und Partnern herstellen.
Die Besucher fühlen sich im Rahmen solcher Events weniger unter Druck gesetzt. So findet in der Regel eine solche Veranstaltung in einem entspannten Umfeld statt. Produkte des Unternehmens stehen beim Eventmarketing nicht im Vordergrund, sind jedoch immer präsent.
Zwei Beispiele für gelungenes Eventmarketing mit einschlagendem Erfolg zeigen wir Ihnen hier.
Harley Davidson
Harley Davidson organisiert Dank gut durchdachtem Eventmarketing immer wieder Biker-Treffen, deren Ziel es ist, den Teilnehmer die Chance zu bieten, die neuesten Modelle zu probieren und damit eine Runde zu drehen. Im Fokus steht das Treffen selbst und der Austausch unter Biker-Fans. Auf der ihrer Website finden sich eine eigene Seite nur für Veranstaltungen.
Red Bull Flugtag
Extremsportler heben jährlich mit dem Energydrink-Riesen Red Bull ab. Die Red Bull Flugtage sind das beste Beispiel für großartiges Eventmarketing. Mittlerweile werden auf verschiedenen Wegen die Wettkämpfe via Live Stream übertragen und unterhalten eine internationale Fangemeinde.
Ganz dem Firmenslogan entsprechend “Red Bull verleiht Flügel” springen während des Events die Teilnehmer mit selbst gebauten Flugapparaten in einen riesigen Wassertank. Dies erinnert entfernt an Seifenkistenrennen.
Das abolute Highlight für das Team des Eventmanagements war aber wohl der Sprung von Felix Baumgartner. Auch hier war Red Bull involviert. Felix sprang aus der Stratosphäre, also aus einer Höhe von etwa 40 Kilometern in Richtung Erde.
Tipps für erfolgreiche Events
Um einen durschlagenden Erfolg zu verbuchen, lohnt es sich, unsere Tipps zu lesen und bei der Organisation der Veranstaltung zu beachten. Planen Sie ein größeres Event und möchten sich professionelle Unterstützung dazu holen, ist dies kein Problem. Verschiedene Event-Agenturen mit unterschiedlichen Schwerpunkten planen, organisieren und setzen Ihre Ideen mit den richtigen Maßnahmen um. Ansonsten gilt:
Zielgruppe definieren
Dies entscheidet, mit welcher Aktion Sie die gewünschte Aufmerksamkeit erreichen und welches Marketinginstrument sich besonders gut einsetzen lässt.
Ziele festlegen
Überlegen Sie sich genau, was Sie mit dem Event erreichen wollen und welche Ziele im Fokus stehen. Stellen Sie eine komplett neue Marke vor oder präsentieren Sie Ihren Stammkunden mit dieser Form der Unternehmenskommunikation neue Produkte?
Stellen Sie ein Programm zusammen
Welche Form der Veranstaltung passt am besten zu Ihrer Zielgruppe? Soll es eine Party werden, eine Vorlesung oder eine Konferenz? Die Suche nach einem werbewirksamen Namen, mit dem Ihre Kunden das Event einordnen können, ist unumgänglich.
Legen Sie des Weiteren einen detaillierten Zeitplan zur Durchführung fest. Dieser kombiniert die unterschiedlichen Aktionen des Marketing-Events sehr gut miteinander.
Einladung der Interessierten
Bei VIP-Veranstaltungen oder geschlossenen Konferenzen müssen Sie eine Gästeliste erstellen und die Einladungen verschicken. Je ansprechender die Einladungen, desto leichter werden Ihre Kunden sich für eine Teilnahme entscheiden.
Werbeaktionen
Nutzen Sie die unterschiedlichen Werbekanäle, um auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Flyer oder klassische Bannerwerbung sind denkbar. Aber auch das Online-Marketing mit Posts auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Instagram oder Facebook wird heute gern zur Strategie im Eventmarketing herangezogen.
Location
Der Veranstaltungsort ist für eine gute Marketingveranstaltung ebenso sehr wichtig. Hiermit schaffen Sie den passenden Rahmen für Ihre Gäste. Je nach Art des Events eignen sich eher Industriehallen, moderne Komplexe für Konferenzen oder ein offenes Gelände für Outdoor-Veranstaltungen.
Versorgung
Ein gutes Catering mit einer hochwertigen Auswahl an Snacks und Getränken spielt eine große Rolle und sorgt für gute Stimmung bei den Gästen. Ziel des Caterings ist nicht nur den Hunger der Gäste zu stillen, Sie heben auch unbewusst bei den Zielgruppen die Bereitschaft zur Kommunikation. Mit einem Glas Wein oder einem Canapé lässt sich viel schneller eine ansprechendere Unterhaltung starten, als mit Nichts in der Hand.
Kompetentes Personal
Ein gut gebrieftes Personal mit positiver Energie sorgt für eine reibungslose Durchführung der Marketing-Events und animiert die Gäste. Bringen Sie am besten auch einige Mitarbeiter ins Spiel, die gut improvisieren können und unvorhergesehene Probleme mit schnellen Maßnahmen effektiv lösen können.
Kleine Geschenke
Passt es in die Strategie Ihres Eventmarketings dann sind kleine Geschenke oder Give-Aways immer gern gesehen. Kunden nehmen sich so ein kleines Stück der Veranstaltung mit nach Hause und Ihr Unternehmen bleibt länger in Erinnerung.
Fazit
Mit gutem Eventmarketing lassen sich unvergessliche Veranstaltungen planen und umsetzen. Mit unterschiedlichen Marketinginstrumenten können Sie heutzutage auf vielen Kanälen Aufmerksamkeit hervorrufen und für einen regen Besucherstrom sorgen.
Egal, ob Sie ein Event für den Sport in Ihrer Region organisieren oder Kulturveranstaltungen in Berlin planen, die Möglichkeiten beim Eventmanagement sind vielzählig, um eine tiefere Kundenbindung zu erreichen. Nutzen Sie diese unterhaltsamen Methoden des Marketings, um Ihrem Ziel näher zu kommen.
