Wie Sie ein Lastenheft erstellen

Aktualisiert am 8. Oktober 2026 von Nicolas Finet, CEO von Sortlist. Neu sind eine praxistaugliche Struktur, ein Formatvergleich, konkrete Prüfkriterien und aktuelle Hinweise aus deutschsprachigen Fachquellen.

Was hat sich beim Erstellen eines Lastenhefts 2026 geändert?

Die Grundaufgabe bleibt unverändert: Nach der formell korrekten Rollenverteilung erstellt der Auftraggeber das Lastenheft nach seinen Vorstellungen und Vorgaben. Darauf weist die am 10. April 2026 aktualisierte Übersicht von sevdesk ausdrücklich hin.

Konkreter geworden ist vor allem die Werkzeugfrage. Der am 16. Januar 2026 veröffentlichte Leitfaden von OMR Reviews empfiehlt für Lastenhefte mit Grafiken oder Screenshots Word statt Excel: Das Dokument lässt sich einfacher visuell aufbauen, als PDF versenden und von Beteiligten kommentieren. Neben klassischen Office-Dateien kommen kollaborative Dokumente und spezialisierte Anforderungswerkzeuge infrage; entscheidend sind jedoch eine eindeutige Versionsführung und ein freigabefähiger Export.

Lastenheft in fünf Bausteinen erstellen

1. Ausgangslage und Ziel: Beschreiben Sie das zu lösende Problem, den erwarteten Nutzen und den Zustand, der nach Projektabschluss erreicht sein soll.
2. Projektumfang: Grenzen Sie Leistungen, Zielgruppen, Systeme und ausdrücklich nicht enthaltene Aufgaben ab. Das verhindert, dass Auftraggeber und Dienstleister unterschiedliche Projektgrößen kalkulieren.
3. Anforderungen: Formulieren Sie jede Anforderung so, dass sie später geprüft werden kann. Statt „benutzerfreundliche Website“ eignet sich beispielsweise „Kontaktformular mit Pflichtfeldprüfung, Bestätigungsseite und Weiterleitung an das Vertriebspostfach“.
4. Prioritäten und Abnahme: Kennzeichnen Sie Anforderungen als Muss, Soll oder Kann und ergänzen Sie das jeweilige Abnahmekriterium. So ist erkennbar, welche Punkte unverzichtbar sind und woran ihre Erfüllung gemessen wird.
5. Budget und Termin: Nennen Sie ein realistisches Gesamtbudget sowie einen eindeutigen Endtermin. Laut Appvizer erleichtert das geschätzte Gesamtbudget die Erstellung von Kostenvoranschlägen; langfristige Faktoren wie die Skalierbarkeit einer Software oder Website sollten dabei berücksichtigt werden.

Wenn Sie vorab Verantwortlichkeiten und Arbeitsschritte ordnen möchten, helfen Ihnen unsere Beiträge zu Projektmanagement-Tools und zur Agentur-Briefing-Checkliste.

Welches Format passt zu Ihrem Lastenheft?

Format	Besonders geeignet für	Stärke	Zu beachten
Word-Dokument	Text, Grafiken und Screenshots	Visueller Aufbau und Kommentare sind leicht zugänglich	Dateiname, Bearbeitungsstand und freigegebene Version klar kennzeichnen
Excel-Tabelle	Viele kurze, tabellarische Einzelanforderungen	Filter, Status und Prioritäten lassen sich kompakt führen	Längere Erklärungen und Bildschirmabbildungen werden schnell unübersichtlich
PDF	Freigabe und Versand an potenzielle Dienstleister	Das Layout bleibt beim Empfänger stabil	Die bearbeitbare Quelldatei getrennt aufbewahren
Kollaboratives Dokument	Abstimmung mit mehreren Fachbereichen	Feedback kann an einer zentralen Fassung gesammelt werden	Zugriffsrechte, Freigabestatus und Exportformat vorab festlegen
Anforderungswerkzeug	Komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten	Anforderungen, Zuständigkeiten und Änderungen können strukturiert nachverfolgt werden	Der zusätzliche Pflegeaufwand sollte zur Projektgröße passen

„Wenn Ihr Grafiken oder Screenshots in Euer Lastenheft integrieren möchtet, empfehlen wir Euch, das Lastenheft in Word zu erstellen.“

OMR Reviews, Leitfaden „In 7 Schritten erfolgreich ein Lastenheft erstellen“, 16. Januar 2026

Die Empfehlung ist besonders für Website-, Design- und Softwareprojekte nachvollziehbar: Ein beschrifteter Screenshot zeigt die gemeinte Seite oder Funktion häufig eindeutiger als eine lange Beschreibung. Soll das Lastenheft Grundlage eines Agenturpitches werden, finden Sie ergänzende Hinweise in unserem Beitrag zum Agenturpitch.

Vier konkrete Kennzahlen für die Prüfung

• 1 verantwortliche Seite: Das Lastenheft wird nach der formell korrekten Vorgehensweise vom Auftraggeber erstellt, so sevdesk, Stand 10. April 2026.
• 3 Prioritätsstufen: Muss, Soll und Kann reichen in der Regel aus, um unverzichtbare Leistungen von verhandelbaren Wünschen zu trennen.
• 2 kaufmännische Eckdaten: Geschätztes Gesamtbudget und verbindlicher Endtermin sollten vor der Anfrage feststehen; Appvizer nennt beide Punkte in seinem Leitfaden vom 1. August 2025.
• 2 Dokumentstände: Halten Sie eine bearbeitbare Arbeitsfassung und eine freigegebene Versandfassung als PDF vor. OMR Reviews empfiehlt diesen Ablauf für grafisch angereicherte Lastenhefte.

Qualitätscheck vor dem Versand

• Ist das Projektziel als überprüfbares Ergebnis formuliert?
• Sind Projektumfang und ausgeschlossene Leistungen eindeutig abgegrenzt?
• Besitzt jede Muss-Anforderung ein nachvollziehbares Abnahmekriterium?
• Sind Budget, Endtermin, Ansprechpartner und Entscheidungsweg genannt?
• Sind Bilder und Screenshots beschriftet und im Text referenziert?
• Ist erkennbar, welche Version freigegeben wurde und an welchem Datum?
• Enthält das Dokument keine Passwörter, personenbezogenen Daten oder vertraulichen Zugangsinformationen?

Ein gutes Lastenheft erleichtert Dienstleistern eine vergleichbare Einschätzung, ersetzt aber nicht das persönliche Briefing. Wie Sie Angebote und Arbeitsweisen anschließend bewerten, zeigt unser Leitfaden Agentur finden. Für die gezielte Suche können Sie außerdem Ihr Projekt bei Sortlist beschreiben.

Häufige Fragen zum Lastenheft

Wer erstellt das Lastenheft?

Der Auftraggeber erstellt das Lastenheft, weil darin seine Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen festgehalten werden. Fachbereiche, Einkauf, IT und spätere Nutzer können Inhalte zuliefern; die Verantwortung für die freigegebene Fassung sollte jedoch eindeutig benannt sein.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber benötigt und welche Rahmenbedingungen gelten. Das Pflichtenheft beschreibt anschließend, wie der Auftragnehmer diese Anforderungen umsetzen will. Vermeiden Sie im Lastenheft deshalb unnötige technische Vorgaben, sofern sie nicht tatsächlich verbindlich sind.

Sollte ein Lastenheft in Word oder Excel erstellt werden?

Für längere Texte, Grafiken und Screenshots ist Word meist übersichtlicher. Excel kann sinnvoll sein, wenn zahlreiche kurze Anforderungen gefiltert, priorisiert oder mit einem Status versehen werden müssen. Bei umfangreichen Projekten kann eine Kombination aus Hauptdokument und Anforderungsliste funktionieren.

Muss das Budget im Lastenheft stehen?

Appvizer empfiehlt die Angabe eines geschätzten Gesamtbudgets, damit Dienstleister belastbare Kostenvoranschläge erstellen können. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die erste Umsetzung, sondern auch relevante langfristige Anforderungen wie die Skalierbarkeit einer Software oder Website.

Wie detailliert sollte ein Lastenheft sein?

Es sollte so detailliert sein, dass verschiedene Dienstleister denselben Leistungsumfang verstehen und Muss-Anforderungen prüfen können. Die konkrete technische Lösung muss es nicht vorwegnehmen, sofern Architektur oder Technologie nicht zu Ihren verbindlichen Rahmenbedingungen gehören.

In welchem Format sollte das Lastenheft versendet werden?

Für die Bearbeitung eignet sich ein editierbares Ausgangsdokument. Für den Versand ist eine eindeutig benannte PDF-Fassung zweckmäßig, weil sie das freigegebene Layout bewahrt und laut OMR Reviews allgemein zugänglich kommentiert werden kann.

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Vor Beginn eines Projekts, sei es die Erstellung einer Website, einer Werbekampagne, eines neuen Produkts oder einer mobilen Anwendung, ist es unerlässlich, ein Lastenheft zu erstellen. Es dient dazu, dem Projekt einen Rahmen zu geben und die Bedürfnisse und Erwartungen klar zu definieren.

Dieses Steuerungsinstrument ist entscheidend für das Verständnis des Projekts durch alle Beteiligten, sowohl durch interne als auch durch externe Akteure.

Viele von Ihnen werden im Laufe Ihres Berufslebens, unabhängig vom Beruf, an einem Lastenheft arbeiten müssen, sei es für Ihr Projekt oder um den Anforderungen Ihres Kunden gerecht zu werden.

Ein Lastenheft ist ein Leitfaden für Ihre Auftragnehmer und legt die Regeln fest. Beachten Sie jedoch, dass das Lastenheft kein Vertrag ist. Sie müssen einen solchen aufsetzen, um die Bedingungen für die Durchführung, die Lieferung und die Bezahlung rechtlich zu regeln.

Am Ende dieses Artikels können Sie alle Voraussetzungen für die Erstellung eines Lastenhefts erfüllen. 

Definition eines Lastenhefts

Das Lastenheft ist ein Dokument, das einen Bedarf zusammenfasst und formalisiert, damit dieser von allen am Projekt beteiligten Akteuren verstanden wird. Arbeiten Sie bspw. mit einer Werbeagentur an einer Kampagne, kann die Erstellung eines Lastenhefts von Ihrer Seite sinnvoll sein.

Das Lastenheft berücksichtigt die technischen, aber auch die funktionalen Elemente, denen die Lösung entsprechen muss. Wir werden in diesem Artikel sehen, wie man ein funktionales Lastenheft erstellt.

Es ist möglich, zwischen dem technischen und dem funktionalen Teil zu unterscheiden.

Dieses zusammenfassende Dokument wird den verschiedenen Akteuren und Anbietern Zeit sparen, da es sie besser verstehen lässt.

Wie kann man ein funktionales Lastenheft erstellen?

Wie Sie sicher bemerkt haben, ist die Erstellung eines Lastenhefts der Ausgangspunkt eines jeden Projekts.

Das funktionale Lastenheft wird sich auf die funktionalen Anforderungen konzentrieren und darauf, wie die Lösung, d. h. das endgültige Projekt, diese Anforderungen erfüllt.

Es überprüft unter anderem, ob die ermittelten Bedürfnisse mit denen der Endnutzer übereinstimmen.

Hintergrund und Präsentation des Projekts

In diesem ersten Teil ist es immer interessant, Ihr Unternehmen, seine Positionierung auf dem Markt, seine Werte, seine Aufgaben und Ihr Projekt kurz vorzustellen. Wenn Ihr Lastenheft für externe Akteure bestimmt ist, hilft es ihnen, besser zu verstehen, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen macht.

Sie sollten auch Ihr Vorgehen, den Kontext, die Grundlage des Projekts, das WARUM erklären. Sie sollten nicht zögern, so viele Details wie möglich zu nennen, damit der oder die Beteiligten das Projekt gut verstehen und Sie gegebenenfalls zu bestimmten Punkten beraten können. Was ist das Ziel Ihres Projekts?

Stellen Sie als Nächstes Ihre Zielgruppe, Ihre Kunden und die Endnutzer dessen, was Sie schaffen wollen, vor. Falls Sie noch keine haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Marketing-Personas erstellen.

Es ist auch ratsam, über Ihre Marketingstrategie zu sprechen, damit Elemente dieser Strategie in das Projekt und dessen Umsetzung integriert werden. Darüber hinaus können Ihre Dienstleister Sie besser beraten und anleiten, um Sie in Ihrer (Online-)Marketing-Strategie zu unterstützen.

Am Ende dieses ersten Teils des Lastenhefts sollten Sie den Namen und den Kontakt jedes Projektbeteiligten angeben, um den Austausch und die Kommunikation zu erleichtern. Die Einrichtung dieses „Verzeichnisses“ des Projekts wird Ihnen und allen Ihren Mitarbeitern und Partnern Zeit sparen.

Analyse der Bedürfnisse und Einschränkungen

Die Erstellung eines Lastenhefts muss es allen Beteiligten, auch Ihnen als Auftraggeber, ermöglichen, die Bedürfnisse des Nutzers bzw. des Kunden, einschließlich der sich daraus ergebenden technischen Einschränkungen, zu verstehen und zu erfassen.

Der Inhalt dieses Teils ist der Grundstein Ihres Projekts. Er wird in drei Teile gegliedert.

Ihre Ziele

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele, die Sie mit dem Projekt verfolgen, im Lastenheft genau identifizieren und wiedergeben. Die Tatsache, dass Sie Ihre Ziele detailliert beschreiben, damit die Beteiligten sie verstehen, wird sich auf die Art und Weise auswirken, wie Ihr Projekt durchgeführt wird.

Beispiele für Ziele:

• Die Konversionsrate Ihrer Website erhöhen.
• Den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens steigern.
• In einen neuen Markt eindringen
• Bestehende Kunden binden
• Die Qualität des Arbeitslebens Ihrer Mitarbeiter verbessern.
• Die Rechnungsstellung und/oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens erleichtern.
• Den durchschnittlichen Warenkorb der Kunden erhöhen.
• Ihren Kundendienst verbessern.
• Die Nutzung eines neuen Produkts kommunizieren.
• Etc.

Diese Liste von Zielen kann nicht erschöpft werden. Es ist wichtig, sich zu merken, dass es bei jedem Projekt, sei es eine Kommunikationskampagne, die Erstellung einer Website oder sogar der Bau eines Lagers, wichtig ist, die erwarteten Ziele klar zu definieren. Dadurch können bestimmte Aspekte eines Projekts oder Produkts geklärt und präzisiert werden.

Ihre Bedürfnisse und die des Endnutzers

Der zweite wichtige Punkt im Lastenheft ist die Definition und Niederschrift der Bedürfnisse Ihres Unternehmens durch dieses Projekt, aber auch die des Endbenutzers Ihrer Lösung, Ihrer Kreation.

Es ist möglich, dass Sie bestimmte Bedürfnisse, bestimmte Erwartungen an die Einbindung der Beteiligten in die Umsetzung des Projekts haben. Es ist daher wichtig, dies zu präzisieren, damit Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren können.

Beispiele für solche Bedürfnisse:

• Jährliche, monatliche oder wöchentliche Berichte.
• Validierung jedes Schritts, bevor Sie zum nächsten übergehen.
• Schulungen zur Nutzung der endgültigen Lösung (Website, mobile Anwendung usw.).
• Etc.

Die Bedürfnisse des Verbrauchers, des Endnutzers, sind die sensibelsten und daher die, auf die man am meisten achten und die man am rigorosesten verfolgen muss. Sie ermöglichen es, zu kontrollieren, ob das Projekt den Bedürfnissen entspricht. Dies hilft bei der Festlegung der Maßnahmen, indem detailliert beschrieben wird, wie jeder Bedarf zu realisieren ist.

Die Schritte, die Ihr Kunde durchläuft, um sein Ziel zu erreichen, werden das sein, was Sie erstellen oder zumindest sicherstellen müssen, dass die Schritte bereits vorhanden sind, damit der Kunde sein Ziel erreichen kann.

Die Einschränkungen

Dies sind in der Regel technische Einschränkungen, wie z. B. bei der Einrichtung einer Website die Einhaltung der Grafikrichtlinien.

Man kann auch funktionale Einschränkungen angeben, wie z. B. die Übersetzung des eingesetzten ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning) ins Englische, damit Ihre ausländischen Mitarbeiter es nutzen können und die Art der Verwaltung an Ihren verschiedenen Standorten vereinheitlicht wird.

Fristen und dem Projekt zugewiesenes Budget

Nun müssen Sie die zeitlichen Beschränkungen angeben, d. h. die Dauer der Durchführung. Dadurch kann der Anbieter abschätzen, wie viel Arbeit er zu bewältigen hat und welche Ressourcen (finanzielle und personelle) er mobilisieren muss.

Sie werden also verstanden haben, dass dieser letzte Teil des Lastenhefts nicht zu vernachlässigen ist. Zeit und Budgetsind voneinander abhängige Spezifikationen. Ihr Zeit-Budget-Verhältnis kann sich je nach den Ratschlägen, die Ihnen Ihr Auftragnehmer gibt, ändern.

Einige Elemente, Funktionen oder Features können sich ändern, was zu einem anderen Zeit- und Kostenaufwand führen kann. Es ist zwar möglich, dass die Frist verkürzt wird, in den meisten Fällen wird sie jedoch verlängert.

Daher ist es auch hier sehr wichtig, in der Spezifikation das Budget und den gewünschten Zeitrahmen anzugeben. Da es sich bei diesen beiden Angaben um Richtwerte handelt, müssen Sie berücksichtigen, dass sich diese wahrscheinlich ändern werden.

Es genügt, seine Überlegungen zu strukturieren, seine Prioritäten und Einschränkungen zu definieren, um zu vermeiden:

• Missverständnisse/Frustrationen im Austausch mit den Dienstleistern.
• eine falsche Vorstellung vom Endprodukt
• und vor allem eine Zeitverschwendung.

Checkliste mit den wichtigsten Daten

In diesem Abschnitt finden Sie eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte beim Verfassen eines Lastenhefts.

Erklärung des Konzepts oder des Unternehmens

Stellen Sie Ihr Unternehmen vor, die Bedeutung des Namens und die Werte des Unternehmens. Die Unternehmenswerte sind in der Spezifikation äußerst wichtig, da sie die Grundlage und den Grund für die Existenz Ihres Unternehmensdarstellen.

Wenn der Auftragnehmer Ihre Werte richtig versteht und identifiziert, kann er die Emotionen und die Umsetzung finden, die Ihre Zielgruppe auf die bestmögliche Art und Weise erreichen. Dies wird daher für Ihr Unternehmen von Vorteil sein.

Finden Sie starke Werte! Aber finden Sie Werte, die mit der Realität Ihres Unternehmens, Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung und der Beziehung, die Sie zu Ihren Kunden unterhalten, übereinstimmen.

Zielkunden für das Projekt

Man unterscheidet zwei Fälle:

Verbraucher (B2C):

Damit Ihre Stakeholder Sie besser beraten können, müssen Sie Ihren typischen Kunden, Ihre Zielkunden oder Endnutzer angeben. Dazu können Sie Ihre internen Dokumente wie Marketing-Personas verwenden, falls Sie solche haben.

Unternehmen (B2B):

Wenn sich Ihre Produkte oder Dienstleistungen an Unternehmen richten, ist der Ansatz etwas anders. Sie müssen in Ihrem Lastenheft andere Kriterien berücksichtigen:

• Genaue und detaillierte Darstellung des Zielunternehmens sowie seiner Tätigkeit, Produkte oder Dienstleistungen.
• Typisches Profil seiner Kunden und Analyse ihres Konsum- und Kaufverhaltens.
• Identifizierung seiner Konkurrenten.
• Sie müssen auch Ihre eigenen Hauptkonkurrenten identifizieren, unabhängig davon, ob Sie im B2B- oder B2C-Geschäft tätig sind. Dazu müssen Sie zum Beispiel analysieren:
• Ihre Marktpositionierung
• Ihre Strategie und ihre Unterscheidungsmerkmale
• Ihre Stärken und Schwächen (SWOT-Analyse)

Mittel- und langfristige Ziele

Geben Sie an, welche mittel- und/oder langfristigen Ziele Sie mit der im Lastenheft gewünschten Lösung oder Produktion verfolgen, damit Sie von der Expertise Ihrer Dienstleister und Mitarbeiter profitieren können. Sie werden von einer faireren Beratung profitieren, die besser auf die Erreichung Ihrer Ziele abgestimmt ist. Selbstverständlich kann es sinnvoll sein, mit Ihren Dienstleistern und Mitarbeitern eine Vertraulichkeitsklausel zu unterzeichnen.

Diese Ziele müssen genau definiert, beziffert und zeitlich eingegrenzt werden.

Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu sehr ins Detail gehen, denn Ihre Auftragnehmer sollen nur das erfahren, was für sie wichtig ist. Beispielsweise ist es nicht unbedingt interessant, im Lastenheft für Ihren externen Kommunikationsplan zu schreiben, dass Sie Ihren Konkurrenten X aufkaufen möchten.

Fristen und Liefertermin

Vergessen Sie nicht, in Ihrer Leistungsbeschreibung den gewünschten Liefertermin anzugeben, der sich an Ihren Zielen orientiert. Sie können bereits jetzt einen vorläufigen Rückwärtsplan zur Orientierung einfügen.

Welches Format sollte ein Lastenheft haben?

Was das Format Ihres Lastenhefts betrifft, so können Sie frei entscheiden, welches Format Ihnen am besten gefällt. Seien Sie kreativ, es wird Ihre Werte bei den Stakeholdern und externen Mitarbeitern widerspiegeln!

Wir sind am Ende dieses Artikels angelangt. Sie haben nun alle Informationen, die Sie für die Erstellung eines Lastenhefts benötigen.